內部統制システムに関する基本方針及びその整備?運用狀況

基本的な考え方

當社は、規程?組織?體制などの內部統制システムの整備に努めており、會社法及び會社法施行規則を踏まえ、2015年4月24日の取締役會にて、「當社グループの業務の適正を確保するための體制の整備に関する基本方針」を以下のとおり決議しております。

 

1.當社取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する體制	?當社の取締役會議事録及び稟議決裁書等、當社取締役の職務の執行に係る重要文書は、當社の取締役會規程及び文書管理?情報管理に関する社內規程に従い、法定の保存期間に対応した保存期間及び保存責任部署を定め、必要に応じて閲覧に供せる體制とする。
2.當社及び子會社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための體制	?當社は、雙日グループ?コンプライアンス行動基準及びそれを実施するためのマニュアル並びに雙日グループコンプライアンス?プログラムを策定し、當社グループの役職員による法令及び定款並びに社內規程の遵守徹底を図る。 ?當社は、當社グループにおける関係諸法令の改正等の把握及びその遵守の徹底を図るために、コンプライアンス委員會を中心にコンプライアンス體制の整備を促進するとともに、當社內各部署の職務分掌及び當社グループ會社の主管者を明確にする。 ?當社は、反社會的勢力とは取引を含む一切の関係を持たず、不當な要求に対しては、法的対応を含め、毅然と対応するものとし、當社グループにおいて、その徹底を図る。
3.當社及び子會社の損失の危険の管理に関する規程その他の體制	?當社は、當社グループの損失に結びつく信用リスク、事業投資リスク、市場リスク、災害リスク等様々な社內外のリスクを識別?分類し、それぞれについての社內規程ないし対応手順と主管部署を定め、當社グループの損失発生を防ぐとともに発生時の損失極小化を図る。 ?定められた社內規程や対応手順については、不斷にその実効性を確認?改善するとともに、事業環境の変化に伴って當社グループに新たなリスクが生じる場合には、速やかにこれに対応する責任者、主管部署、社內規程等を定める。
4.當社及び子會社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための體制	?當社は、當社の取締役及び執行役員の役割分擔、社內各部署の職務分掌、指揮命令系統、権限及び意思決定のルールを明確に定める。 ?當社は、取締役會で決議すべき重要事項は取締役會規程に明定し、それに準ずる重要事項?分野の審議もしくは決定を行う機関として、経営會議の他、それぞれに対応する審議會あるいは委員會を設置する。また、取締役會に報告すべき事項も取締役會規程に明定し報告せしめる。 ?當社は、當社グループ會社の管理運営體制を統轄する部署を設置し、當社グループ會社の経営の健全性確保に努める。 ?當社グループの経営方針は、當社の経営會議、経営企畫部又は主管者により速やかにこれを當社グループ會社に知らしめるとともに、他の口頭及び文書による方法も加えて、當社グループの役職員への浸透に努める。 ?當社は、連結ベースでの経営計畫を策定し、経営目標及び経営指標を當社グループで共有し、グループ経営を推進する。
5.子會社の取締役等の職務の執行に係る事項の當社への報告に関する體制、並びに、當社及び子會社における業務の適正を確保するためのその他の體制	?當社は、グループ経営基本規程において、當社グループ會社を主管する主管者を必ず定めることとする。主管者は重要事項について、當社グループ會社に対し事前協議を求め、事業年度報告及び営業活動報告等について當社への定期的な報告を義務付ける。 ?當社は、連結財務報告に係る內部統制評価の観點からも、當社グループ會社の業務プロセスの検証?整備を図る。 ?當社監査部は、當社グループ會社の內部監査を実施し、業務の適正を検証する。
6.當社監査役の職務を補助する使用人及び當該使用人の取締役からの獨立性、並びに當社監査役から當該使用人に対する指示の実効性の確保に関する體制	?當社監査役の職務を補助する部署として監査役業務室を設置し、所要の使用人を配置する。 ?同使用人は當社監査役の指示に従い職務を遂行するものとし、その評価、異動には當社監査役の同意を要するものとする。
7.當社及び子會社における當社監査役への報告に関する體制	?當社取締役は、會社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見した場合は、直ちにこれを當社監査役に報告しなければならない旨、當社取締役會規程にて定める。 ?當社グループの內部通報制度の擔當部署は、當社グループの役職員からの內部通報の狀況について、コンプライアンス委員會等を通じて、定期的に當社監査役に対して報告する。 ?當社監査部は監査終了の都度、內部監査報告書の寫しを當社監査役に配布することとする。 ?當社監査役會は、必要に応じて、會計監査人、當社取締役もしくはその他の者に対して報告を求めることができる體制とする。
8.當社監査役へ報告した者が當該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための體制	?當社は、內部通報制度等（當社監査役等への報告も含む）を通じて報告を行った當社グループの役職員に対し、當該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行わない。
9.その他當社監査役の監査が実効的に行われることを確保するための體制	?當社は、監査役監査の効率性及び適正性に留意しながら、必要と認める費用を支出する。 ?當社監査役は當社取締役會に出席して、必要に応じて意見を述べ、當社経営會議その他の重要な會議にも出席して重要事項の審議ないし報告狀況を直接認識できる體制とする。 ?當社代表取締役は當社監査役と定期的に會合を持ち、會社が対処すべき課題、監査役監査の環境整備狀況、監査上の重要課題等について意見交換を行う。

內部統制システム全般

社長管下の業務執行機関である內部統制委員會が、內部統制システムの整備及び運用狀況のモニタリングを実施し、內部統制體制の維持?高度化を図っております。

（運用狀況の概要）
內部統制委員會は、內部統制システム全般の整備?運用狀況の全體俯瞰と定期的なモニタリングを実施し、社內制度?體制などに関する全社的な課題の抽出と対応策の検討、擔當部署への指示、改善を行っております。また、金融商品取引法に基づく財務報告に係る內部統制評価の進捗を監督し、財務報告の信頼性の確保に取り組んでおります。なお、個々の分野での具體的な施策については、各委員會（コンプライアンス委員會、サステナビリティ委員會など）?分科會（開示分科會、情報セキュリティ分科會など）において取り組んでおります。內部統制委員會は當年度に５回開催し、その內容を取締役會に報告しております。

また、當社グループ內のルール?ガイドラインの新設?変更、注意事項等に関する重要情報の一層の周知?共有を図るため、國內外の全グループ會社を対象に、主要情報をまとめた「內部統制通信」の定期配信を継続して実施しております。

コンプライアンス

當社グループでは、「雙日グループコンプライアンス?プログラム」にコンプライアンス徹底のための手順を定めると共に、「雙日グループ?コンプライアンス行動基準」を策定し、當社グループ役職員の拠りどころとなる世界共通の判斷基準を示しております。

また、チーフ?コンプライアンス?オフィサー（CCO）を委員長とするコンプライアンス委員會を中心に、當社グループ會社及び海外拠點においても、それぞれコンプライアンス責任者やコンプライアンス委員會を設置するなど、グループ全體が連攜して法令?企業倫理遵守を推進する體制を構築しております。コンプライアンス違反の防止や早期発見に向けては、CCO及び社外弁護士へのホットライン（內部通報制度）、委員會事務局につながる相談窓口、及び24時間365日活用できる多言語対応の「雙日エシックスホットライン」を當社グループ役職員に周知しております。また、當社ホームページ內にコンプライアンスに関する対外的なお問い合わせ窓口を設置して、社外からの通報を受ける體制としております。

加えて、腐敗行為を防止するために、「雙日グループ腐敗行為防止規程」及び「雙日グループ腐敗行為防止要領」を制定し、海外現地法人ならびに國內外の當社グループ會社においてもこれに準じた規程を導入しております。なお、當社は、贈収賄防止マネジメントシステムの國際規格であるISO37001を日本企業として初めて取得しております。また、「雙日グループ制裁対応?輸出管理基本方針」を制定し、國內外の制裁?輸出規制違反リスクへの対応體制を構築しております。

従業員の有給休暇、健康診斷に関しては、業務効率化や職場風土醸成などを通じた積極的な取得?受診を奨勵しており、法定義務の確実な履行のためにも、徹底した進捗狀況の把握に努めております。

また、當社グループでは、世界各國で事業展開をするにあたり、稅務コンプライアンスの遵守、稅務コストの適正化、及び、稅務當局との関係に関する雙日グループ稅務ポリシーを定め、適時適切な納稅義務の履行に努めております。

そのほか、法令遵守はもとより、あらゆるハラスメントの存在しない、良好な就業環境を維持?継続するための體制整備として、ハラスメント相談窓口の周知やeラーニングを含む研修などの運用面での活動などを、継続して実施しております。

（運用狀況の概要）
コンプライアンス委員會で策定した活動計畫に基づき、コンプライアンス事案に関する再発防止策の協議や行動基準の実踐に向けた當社グループ會社に対する支援?指導を継続的に行っております。當年度における具體的な活動は以下の通りです。

なお、當年度においてコンプライアンス委員會は四半期毎に計４回開催いたしました。

安全保障貿易管理に関しては、安全保障貿易管理委員會で策定した活動計畫に基づき、委員會事務局が制裁?輸出規制違反防止のための活動及び當社グループ會社に対する支援?指導を行っております。當年度における具體的な活動は以下のとおりです。

「コーポレートガバナンス > コンプライアンス」をご參照ください。

當社グループでは、総合商社の事業運営において曬される様々なリスクに対処するため、「リスク管理基本規程」に則りリスクを分類?定義し、リスク項目ごとに管理責任者を特定し「リスク管理運営方針?運営計畫」を策定しております?！弗辚攻芾磉\営方針?運営計畫」の策定、実行、モニタリング、総括のPDCAサイクルを実踐することで、継続性を擔保し、リスク管理體制の高度化を図っております。

（運用狀況の概要）
「リスク管理運営方針?運営計畫」の策定については、取締役會で決議し、その運営狀況を內部統制委員會での討議を経て、四半期毎に取締役會に報告しております。また、事業環境の変化などに伴う対応策の全社周知や新たなリスク領域への対応が必要となった場合は、課題や対応狀況について適宜、経営に報告のうえ対処しております。

なお、分類したリスクのうち、定量化が可能なリスク（市場リスク?信用リスク?事業投資リスク?カントリーリスク）に関しては、リスクを計測し、算出したリスクアセットの數値に基づいて管理しております。また、定量化が困難なリスク（法務リスク、コンプライアンスリスク、環境?社會(人権)リスク、資金調達リスク、災害等リスク、システムリスク）については、管理狀況のモニタリングを行い経営に報告しております。加えて、Webサイト?SNSを介した企業情報発信に関するリスク（個人情報保護?危機管理など）、品質に関するリスク（事業領域多様化に伴う品質管理への対応など）などの新興リスクについても、PDCAサイクルでのモニタリングを継続して行っております。

引き続き、當社グループ役職員のリスク管理意識の浸透に向け、多種のリスク管理研修を通じた恒常的な教育?啓蒙活動を実施しております。

また、世界的な新型コロナウイルス感染の拡大に対しては、日常的な徹底した感染予防策に加え、様々な対策を講じております。具體的には、在宅勤務手當制度の新設、テレワークうつなどメンタル不調の予防と不調者支援のための専門醫の起用などのテレワーク実施環境の一層の整備や、當社と海外グループ會社間の情報?意見交換のためのWeb會議システムを利用したフォーラムの開催などを実施しております。

「コーポレートガバナンス > リスクマネジメント」をご參照ください。

グループ會社経営管理

グループ會社の経営管理については、「グループ経営基本規程」、「グループ経営運営規程」に定めた當社グループの経営管理體制に基づき、各グループ會社が體制の整備を行っております。また、各社の體制整備狀況については、定期的にモニタリングを行っております。加えて、當社取締役は、主管者又は、當社がグループ會社に派遣した取締役、監査役などを通じ、グループ會社の経営狀況を把握するものとしております。

（運用狀況の概要）
當社がグループ會社に派遣した取締役や監査役などを通じ、適正な経営基盤やガバナンスの整備、および運営などに対する経営監督を行い、年度事業報告?月次営業活動報告などの定期的な報告を受けております。また、重要事項については雙日本社への事前協議を求め、グループ會社の重要な業務執行について適切に管理しております。

このほか、グループ経営を推進するために、主管者を通じグループ経営方針の説明を行うほかに、當社グループ會社の役職員向け研修等においても當社グループの経営理念、方針について浸透に努めております。
さらに、グループ會社におけるガバナンス強化の一環として、各グループ會社における取締役會の実効性向上のために、「取締役會運営ガイダンス」を策定し、各社の取締役會の運営狀況のモニタリングを実施、経営會議及び取締役會に対し、定期報告を行っております。

また、グループ會社取締役研修を毎年実施しているほか、新任の取締役?監査役向けには別途研修を実施しております。

情報の保存及び管理

取締役會議事録などの重要文書を始めとする職務執行に係る文書の取扱いについては、文書保存規程などに基づき責任部署が法定保存期間に応じて適切に管理すると共に、必要に応じて閲覧に供せる體制としております。また、職務執行に係る情報について、その重要性?秘匿性に応じた區分や管理方法を規程に定め、運用狀況についてモニタリングを行うなど、情報セキュリティに係る體制を整備しております。

（運用狀況の概要）
職務執行に関わる情報については、規程に定める情報の區分や管理方法、保存期間などについて定期的に見直すと共に、適切な管理の徹底に努めております。なお、當社グループでは、特に厳格な管理が求められる情報を「特定の管理が必要な情報」として、具體的な管理?運用方法のガイドラインを策定しており、保有狀況の調査や必要な改善指導を継続して行っております。また、手口の高度化?巧妙化が進むサイバー攻撃への対策など、セキュリティ対策の継続的な強化に努めております。特に、新型コロナウイルス感染癥の影響を受けた當年度においては、サイバー攻撃を早期に検知することで影響を抑え込むためのソフトウエアの導入、不審メールに対する対応訓練の國內?海外の子會社への実施拡大などで、頻度が増加しているテレワークに関するセキュリティ対策に重點的に取り組みました。

「コーポレートガバナンス > 情報管理」をご參照ください。

監査役の監査が実効的に行われることを確保するための體制

監査役への報告體制については、取締役からの報告に加え、內部統制委員會、コンプライアンス委員會などの各種委員會や監査部などを通じた當社グループに関する事項、連結子會社からの事業報告など、監査に必要な報告が適宜行われる體制を整備しております。また、監査役への報告者が不利な取扱いを受けないよう、関連規程に規定しております。

會計監査については、監査役が會計監査人より監査計畫の説明及び定期的な監査実施狀況の報告を受け、相互に情報を共有し、効率的な監査が実施できる體制を構築すると共に、會計監査人の獨立性についても監査可能な體制としております。

（運用狀況の概要）
監査役への報告は適時に行われており、監査役と取締役との面談、監査役と會計監査人との面談も定期的に実施され、意見交換が行われております。

また、當年度は、Web會議システムを活用したリモート監査の実施體制を整備し、新型コロナウイルス感染癥の影響が続く中でも國內外子會社などと十分なコミュニケーションを図り、監査を実施しております。